Accréditation
Devenez Membre institutionnel de la SOFEDUC
Qui sont nos membres
Les membres de la SOFEDUC se divisent en trois catégories :
a. Les membres institutionnels accrédités i.e. une corporation ou un organisme apte à émettre des unités d’éducation continue;
b. Les membres affiliés i.e. une corporation ou un organisme intéressé à la formation continue;
c. Les membres individuels i.e. une personne physique intéressée à la formation continue.
Seuls le membres institutionnels dûment accrédités peuvent émettre des unité d’éducation continue UEC
Éligibilité
Toute personne ou personne morale, organisme régulièrement enregistré et/ou incorporé au Canada, ayant un historique et une solide expertise en formation continue, et qui ne fait l’objet d’aucune poursuite judiciaire est éligible au processus d’accréditation de la SOFEDUC.
Les Membres accrédités s’engagent à toujours respecter les Normes et les directives émises par la SOFEDUC.
Processus d’accréditation
L’accréditation est un processus de plusieurs étapes qui permet à la SOFEDUC d’analyser le dossier de chaque organisation posant sa candidature à titre de
Membre institutionnel.
La décision finale est prise par le Comité accréditation du Conseil d’administration de la SOFEDUC après analyse du dossier, du rapport d’audit (visite d’accréditation) et des recommandations de l’auditeur (expert visiteur).
Le processus d’accréditation de la SOFEDUC en un coup d’œil
Étape 1: Information
- Se familiariser avec les normes de qualité SOFEDUC en consultant le « Guide des normes » disponible dans notre Centre d’information.
- Contacter la SOFEDUC au besoin par courriel [email protected] pour avoir plus de détails ou pour prendre rendez-vous avec notre auditeur ou auditrice en résidence.
Étape 2 : Candidature
- Remplir le formulaire électronique de demande d’accréditation.
- Monter son dossier de candidature en réunissant tous les documents spécifiés par la SOFEDUC.
- Transmets son dossier selon les directives.
Étape 3 : Facturation et Devis
- Frais d’ouverture de dossier, le candidat Membre, suite au dépôt de son dossier, recevra par courriel une facture qu’il devra acquitter afin que l’étude préliminaire de son dossier soit faite.
- Suite à l’étude préliminaire du dossier :
- Le candidat Membre dont la demande au processus d’audit est acceptée reçoit une invitation pour la visite d’accréditation;
Étape 4 : Audit (visite d’accréditation)
- Le dossier du candidat Membre est confié pour étude à un auditeur (expert visiteur) de la SOFEDUC. Ce dernier :
- Analyse le dossier du candidat Membre
- Détermine les modalités de l’audit et communique avec le candidat Membre afin de planifier la ou les rencontres.
- Procède à l’audit et transmets son rapport à la SOFEDUC.
- Le dossier du candidat Membre est confié pour étude à un auditeur (expert visiteur) de la SOFEDUC. Ce dernier :
Étape 5 : Décision
- Révision du dossier et du rapport de l’auditeur par le Comité accréditation et la Direction générale afin de déterminer si l’organisation candidate répond aux exigences et Normes pour se qualifier au statut de Membre
institutionnel.
- Révision du dossier et du rapport de l’auditeur par le Comité accréditation et la Direction générale afin de déterminer si l’organisation candidate répond aux exigences et Normes pour se qualifier au statut de Membre
Dépôt et évaluation préliminaire du dossier
Le candidat :
- Remplis le formulaire en ligne et joins tous les documents spécifiés selon son type d’organisation (statut juridique ; description de trois activités de formation ; modalités d’évaluation ; modèles d’attestations ; etc.) ;
- Transmets son dossier de demande d’accréditation électroniquement tel que spécifié dans le formulaire ;
- Acquitte les frais d’ouverture de dossier qui lui sera envoyé par courriel avant l’étude préliminaire du dossier.
La SOFEDUC :
- Procède à l’évaluation préliminaire du dossier afin d’établir un devis qui tiendra compte du temps nécessaire pour procéder à l’audit selon : la structure de l’organisation, la complexité du dossier, et des particularités
propres à chaque candidat.
Le candidat Membre accepte le devis qui lui sera envoyé en payant ce dernier.
Audit (visite d’accréditation)
L’audit, anciennement appelé visite d’accréditation est fait par un auditeur (expert visiteur) désigné par la SOFEDUC. Il est choisi de façon qu’il ne soit ni en conflit d’intérêts ni en compétition avec l’organisation candidate. Le mandat de l’auditeur (expert visiteur) est :
- D’analyser le dossier de l’organisation candidate afin de s’assurer ;
- De valider la maîtrise des Normes de qualité ;
- De s’assurer que les PPD (politiques, procédures et directives) du candidat Membre permettent d’assurer le respect des Normes et directives de la SOFEDUC ;
- D’évaluer les pratiques du candidat ;
- D’estimer si l’organisme dispose des ressources nécessaires pour respecter toutes les exigences de la SOFEDUC.
Rapport et recommandation
Le rapport de l’audit (visite d’accréditation) est transmis par l’auditeur (expert visiteur) à la Direction générale et au Comité d’accréditation accompagné de ses recommandations.
Une décision est alors prise à la suite de l’étude du dossier, du rapport ainsi que des recommandations par le Comité.
La Direction générale transmet la décision aux responsables de l’organisation candidate dans un rapport détaillé.
- Selon la décision, ce dernier peut inclure le contrat d’adhésion incluant certaines conditions, recommandations, correctifs à mettre en place ainsi que des échéanciers.
- Un plan d’amélioration continue peut aussi être exigé avec des précisions sur les stratégies que le candidat Membre devra mettre en place et son échéancier pour satisfaire toutes les Normes et directives de la SOFEDUC.
Accréditation — Membre institutionnel
L’accréditation devient effective uniquement après que :
L’organisation candidate Membre ait :
- Signé le rapport d’audit
- Réglés tous les frais (ouverture de dossier, audit, Membership annuel) ;
- Mis en place les correctifs exigés ;
- Le conseil d’administration de la SOFEDUC ait entériné par résolution l’accréditation.
Autorisation d’émission d’UEC
Le nouveau Membre institutionnel est autorisé à utiliser le logo Membre institutionnel, la référence SOFEDUC et à émettre des UEC pour toutes ses activités de formation qui respectent les Normes et directives de la SOFEDUC dès l’obtention de son accréditation.
Frais d’accréditation
Tout candidat à l’accréditation à titre de Membre institutionnel devra acquitter les frais suivants :
- Frais d’ouverture de dossier : 195,00 $ + taxes
- Frais d’étude du dossier et d’audit (visite d’accréditation) :
à partir de 650,00 $ + taxes
Le candidat à titre de Membre affilié ou de Membre individuel de la SOFEDUC ne paie que les frais d’ouverture de dossier, soit 195,00 $ + taxes. Ces derniers ne sont pas soumis à la visite d’accréditation, qui valide leurs processus et pratiques de formation continue. De ce fait, ils ne sont pas autorisés à émettre des UEC.
*Aucune étude de dossier ne débutera avant le paiement intégral des montants facturés.
Maintien de l’accréditation
Pour maintenir son accréditation, le Membre institutionnel doit respecter les dix (10) Normes de qualité, dont les définitions, les interprétations et les exigences sont développées dans le « Guide des Normes de qualité en formation continue de la SOFEDUC » (Édition 2013, révision en cours).
Le Membre institutionnel doit aussi:
- Se soumettre à une évaluation périodique (si nécessaire), au moyen d’un questionnaire complété annuellement;
- Produire un rapport qui rend compte des activités de formation et du bilan de l’émission des UEC durant l’année concernée;
- Payer son Membership (cotisation annuelle) ;
- Se soumettre à une visite de renouvellement d’accréditation quinquennale (5 ans) pouvant être complétée, au besoin, par des visites de contrôle ;
- Participer à la diffusion et au partage des connaissances, des résultats de recherches et d’expériences québécoises, canadiennes et internationales dans le cadre de la Journée d’étude annuelle de la SOFEDUC;
- Collaborer à la publication du Bulletin d’information de la SOFEDUC.
Le Membre institutionnel doit également signer et respecter le Contrat d’adhésion suivant:
Notre organisation désirant devenir Membre institutionnel de la Société de formation et d’éducation continue — SOFEDUC reconnaît les quatre valeurs fondamentales préconisées par la SOFEDUC et s’engage avec la signature de son représentant :
- À respecter les statuts et règlements de la SOFEDUC, incluant notamment le respect des critères décrits dans le Guide des Normes de qualité en formation continue à l’intention des candidats à l’accréditation et des Membres institutionnels de la SOFEDUC (2013).
- À œuvrer dans le respect des lois fédérales et provinciales en vigueur dont, entre autres, celles en matière de Protection du consommateur et de Protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 68) ;
- À informer la SOFEDUC de toute poursuite ou procès dont elle pourrait faire l’objet ;
- À respecter les conditions d’utilisation et d’affichage du logo et du sceau UEC sur ses documents, son site internet, etc. telles que l’exige la SOFEDUC.
Attestation
Une attestation de formation doit obligatoirement comprendre tous les renseignements énoncés dans le cadre de la Norme 10 (voir le Guide des Normes de qualité en formation continue).
Le symbole graphique «UEC SOFEDUC» et le texte suivant doivent également figurer sur l’attestation :
(Nom de l’organisation) est Membre institutionnel de la Société de formation et d’éducation continue (SOFEDUC) qui définit l’unité d’éducation continue UEC comme suit : une unité d’éducation continue représente dix heures de participation à une activité structurée de formation, organisée et dirigée par une organisation accréditée, animée par des formateurs compétents et sanctionnée par une évaluation.
Seuls les Membres institutionnels en règle de la SOFEDUC sont autorisés à utiliser le symbole graphique.
Toute personne ou organisation qui utilise le symbole graphique «UEC SOFEDUC» sans être accréditée par la SOFEDUC est passible de poursuite en vertu de la Loi sur le droit d’auteur.